湖北生态工程职业技术学院

教学档案管理办法

教学档案工作是学校档案工作中极为重要的一部分，是学校的重要工作之一。为了加强教学档案工作，充分发挥其在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，特制定本办法。

一、基本原则

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

（二）教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映教育发展与教育改革的重要依据之一，因此，应将其管理工作纳入教学工作计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

（三）实行“三纳入”和“四同步”管理。教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”管理。即（1）纳入教学计划、规划；（2）纳入教学管理制度；（3）纳入各级管理人员岗位责职，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

（四）教学档案应实行集中统一管理，凡属永久性、长期性保存的教学档案由档案室、教务处各保存一份，各系（部）等教学单位根据具体情况酌情保存；不属永久、长期保存的材料由教务处、系（部）及相关部门根据具体情况予以保存。

（五）教务处及各系（部）应明确一名分管档案工作的专（兼）职负责人，统一管理本部门教学文件材料。

（六）归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律保持有机联系；保证完整、系统、准确。

（七）努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。

二、 归档流程

（一）形成积累

1、每学年初，由分管教学的校长向各系（部）、处布置形成积累教学文件材料的任务，并由各部门领导落实到本部门工作中。

2、各部门专（兼）职档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。档案室、教务处督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

（二）整理组卷

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，各部门要做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完的文件按类别归入相应卷夹。各系（部）定期将所形成的教学文件材料根据材料性质交教务处相应人员，由其汇总整理，于每年三月份由教学管理部门的专（兼）职档案员核实后负责向档案室移交。

2、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。

3、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

4、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。

5、各种材料大小应逐步规范，使用A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。    

6、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。

7、填写卷内目录及备考表。

8、填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

9、归档的教学材料必须字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。                                                  

（三）归档验收

1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符和规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2、填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。

三、岗位职责

（一）教务处领导的职责

1、协助档案室制定和健全有关管理制度，把教学档案纳入教学管理人员的岗位职责之中，并监督执行。

2、协助档案室做好各教学及教学相关单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

（二）系主任的职责

1、负责收集系（部）的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等，向本部及教务处专（兼）职档案管理人员移交。

2、督促教师向本部门移交各种教学档案。

（三）各部门专（兼）职教学档案管理人员职责

1、做好本部门教学文件材料的形成积累工作。

2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向教务处移交。

3、做好存放在本部门的教学档案的分类组卷工作。

四、教学档案保管期限

档案室将接受的教学档案进行登记、装订后，立即确定其保管期限。
　　 1、凡在使用方面具有长远利用价值的教学档案定为永久保存。
　　 2、凡在较长一段时期内具有利用价值的教学档案定为长期保管，长期保管的年限为15年以上直至不用。

3、凡在短时期内具有利用价值的教学档案定为短期保管，短期保管年限为5年直至不用。